Mon entreprise a-t-elle besoin d'un assistant IA ?

Votre entreprise a probablement besoin d'un assistant d'intelligence artificielle (IA) sur ses documents si trois conditions sont réunies : les mêmes questions reviennent souvent, leurs réponses sont écrites dans des documents longs ou dispersés, et plusieurs personnes doivent les retrouver. Si les réponses ne sont écrites nulle part, ou si deux personnes se posent trois questions par mois, un dossier bien rangé ou une foire aux questions (FAQ) interne suffit.

La Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) donne le même point de départ : « partir de besoins concrets ».

Le test en huit questions

Les cinq dernières questions reprennent celles que le guide de la Direction générale des entreprises (DGE) de novembre 2024 propose pour savoir si un assistant sur documents est pertinent.

Les signes que ce n'est pas le moment

• Le savoir est dans les têtes. Si la réponse dépend de « demande à Pierre », aucun outil ne la trouvera. Commencez par transmettre le savoir-faire par écrit.
• Les documents se contredisent. Deux grilles tarifaires, trois versions d'une procédure : l'assistant répétera la contradiction. Le guide de la DGE recommande de supprimer les documents qui donnent des informations contradictoires.
• Votre question porte sur des chiffres. Totaux, moyennes, comparaisons dans des tableaux : la DGE note que ces outils sont moins performants sur les tableaux que sur le texte.
• Vous voulez que l'outil agisse seul. Envoyer, commander, modifier un logiciel : c'est un autre projet, avec d'autres risques.

Mesurer avant de décider

Pendant deux semaines, demandez à deux ou trois personnes de noter chaque question qu'on leur pose ou qu'elles se posent, avec :

• la question, telle qu'elle a été formulée ;
• le document qui contient la réponse, s'il existe ;
• le temps passé à la retrouver, à la louche.

Ce relevé vous donne trois choses : la liste des questions pour tester un outil, la liste des documents à mettre à jour, et une idée honnête du temps en jeu. Si le relevé est maigre, vous avez votre réponse sans rien acheter.

Un exemple

Dans une entreprise de maintenance, les techniciens appellent le bureau pour retrouver un réglage, un code d'erreur ou la procédure de remise en route d'un modèle. Les réponses sont dans des notices de fabricants et des procédures internes, rangées dans un dossier partagé. Les trois premières questions du test reçoivent un « oui » : c'est un bon candidat. À l'inverse, un commerce dont les questions portent surtout sur les ventes du mois a besoin d'interroger ses chiffres, pas ses documents.

Si le test est positif, lisez à quoi sert un assistant IA pour choisir le premier service, et chatbot sur documents internes pour comprendre ce que l'outil vous demandera.